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TITULO DEL PUESTO: SECRETARIA
Nº Plaza CAP: 116 - Nivel: T1
AREA FUNCIONAL : Gerencia de Administración
UNIDAD ORGANICA : Oficina de Tesorería
1. LÍNEAS DE DEPENDENCIA Y AUTORIDAD
Depende directamente del Jefe de la Oficina de Tesorería.
No ejerce autoridad directa sobre personal de la Oficina.
2. FUNCIÓN BÁSICA
Brindar apoyo secretarial a la Oficina de Tesorería...
3. FUNCIONES ESPECÍFICAS
- Recepcionar, registrar, controlar, distribuir y descargar en el sistema, la documentación que ingresa y emite la Oficina de Tesorería
- Tomar dictado y realizar trabajos de digitación variados, de acuerdo a las instrucciones del Jefe de la Oficina.
- Organizar y mantener el archivo de la documentación de la Oficina, así como velar por la seguridad y conservación de la misma.
- Atender y efectuar llamadas telefónicas internas y externas requeridas por las labores propias del Jefe de Oficina.
- Coordinar la agenda de entrevistas y reuniones del Jefe de Oficina.
- Distribuir entre el personal de la Oficina de Tesorería, las disposiciones legales y normatividad interna que ameriten su conocimiento, de acuerdo a instrucciones del Jefe de la Oficina.
- Mantener la existencia de útiles de oficina y encargarse de su custodia y distribución.
- Informar sobre las gestiones y situación de los documentos concernientes a la Oficina de Tesorería.
- Apoyar en el fotocopiado de documentos requeridas por las labores propias de la Oficina de Tesorería
- Desempeñar las demás funciones inherentes a su cargo que le sean asignadas por el Jefe de la Oficina.
4. CANALES DE COORDINACIÓN
Interna:
- Jefe de la Oficina.
- Personal de la Oficina de Tesorería.
- Personal de las diferentes unidades orgánicas.
Externa:
- Ninguna.
5. REQUISITOS MÍNIMOS DEL CARGO
- Estudios de Secretariado con certificación de Instituto.
- Conocimientos de computación, manejo de entorno Windows y Microsoft Office
- Experiencia en el cargo de Secretaria por un período mínimo de dos (02) años.
- Capacitación en el Área, no menor a dos (02) meses.
