TITULO DEL PUESTO: SECRETARIA II

Nº Plaza CAP: 182 - Nivel: T2

AREA FUNCIONAL : Gerencia General Regional

UNIDAD ORGANICA : Gerencia Regional de Planeamiento, Presupuesto y Acondicionamiento Territorial

 1. LÍNEAS DE DEPENDENCIA Y AUTORIDAD

Depende directamente de la Gerente Regional De Planeamiento, Presupuesto y Acondicionamiento Territorial

Ejerce autoridad directa sobre:

• Secretaria I

 2. FUNCIÓN BÁSICA

Efectuar tareas secretariales ejecutivas variadas, y realizar actividades de asistencia y apoyo a la gestión del Gerente Regional de Planeamiento, Presupuesto y Acondicionamiento Territorial, así como encargarse de organizar, supervisar y ejecutar el trámite administrativo interno y externo de la Gerencia Regional

 3. FUNCIONES ESPECÍFICAS

• Recibir, clasificar y distribuir la documentación que ingresa y sale de la Gerencia Regional
• Redactar y digitar documentos de acuerdo a indicaciones del Gerente Regional, como son informes, cartas, memorandos y otros.
• Tomar nota en las diversas reuniones que participe en apoyo al Gerente Regional
• Coordinar reuniones y concertar citas, llevando la agenda del área, así como mantener informado al Gerente Regional
• Atender el teléfono y efectuar transmisiones de fax y llamadas telefónicas de diversa naturaleza.
• Apoyar a todas las áreas de la Gerencia Regional en lo que se refiere a la gestión secretarial.
• Preparar y digitar cuadros de naturaleza variada que le encargue el Gerente Regional
• Encargarse de la recepción de la Gerencia Regional, en todos en sus aspectos, así como atender al personal en general y a los visitantes, que requieran entrevistarse con el Gerente Regional y/o los demás funcionarios o ejecutivos del Fondo.
• Llevar el archivo del área y mantenerlo actualizado.
• Realizar trámites administrativos diversos, ante las demás áreas de la institución; así mismo, ejercer el control del trámite documentario de la Gerencia Regional, y de ser necesario coordinar el servicio de mensajería.
• Mantener permanentemente informado al Gerente Regional sobre el desarrollo de las actividades del área y su relación con las diferentes áreas del Fondo
• Otras funciones que le sean asignadas por el Gerente Regional

 4. CANALES DE COORDINACIÓN

Interna:

• Gerente Regional de Planeamiento, Presupuesto y Acondicionamiento Territorial
• Jefe de la Oficina de Planificación Estratégica Prospectiva, Inversiones, Ordenamiento Territorial, Administración y Adjudicación de Terrenos de Propiedad del Estado
• Jefe de la Oficina de Presupuesto y Tributación
• Profesionales y técnicos de la Gerencia Regional

Externa:

• Según los encargos de la Gerente Regional de Planeamiento, Presupuesto y Acondicionamiento Territorial

 5. REQUISITOS MÍNIMOS DEL CARGO

• Título de Secretaria Ejecutiva, otorgado por Instituto Superior
• Conocimientos de computación, manejo de entorno Windows y Microsoft Office.
• Capacitación en procesadores de texto y hoja de cálculo en labores propias del cargo por no menos de cuatro (04) meses.
• Experiencia no menor de tres años (03) en labores similares y de conducción de personal

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