TITULO DEL PUESTO: SECRETARIA I

Nº Plaza CAP: 183 - Nivel: T1

AREA FUNCIONAL : Gerencia General Regional

UNIDAD ORGANICA : Gerencia Regional de Planeamiento, Presupuesto y Acondicionamiento Territorial

 1. LÍNEAS DE DEPENDENCIA Y AUTORIDAD

Depende directamente de la Secretaria II de la Gerencia Regional de Planeamiento, Presupuesto y Acondicionamiento Territorial.

No ejerce autoridad directa sobre personal de la Oficina.

 2. FUNCIÓN BÁSICA

Efectuar tareas secretariales variadas, y realizar actividades de apoyo a la gestión de la secretaria II, así como encargarse del trámite administrativo interno de la Gerencia Regional

 3. FUNCIONES ESPECÍFICAS

• Recibir, clasificar y distribuir la documentación que ingresa y sale de la Gerencia Regional, según indicaciones de la Secretaria II
• Redactar y digitar documentos de acuerdo a indicaciones de la secretaria II, como son informes cartas, memorandos y otros.
• Tomar nota en las diversas reuniones que participe en apoyo al Gerente Regional
• Coordinar reuniones y concertar citas, por indicaciones de la Secretaria II, llevando la agenda del Gerente Regional, así como informar al respecto.
• Atender y/o efectuar transmisiones de fax y llamadas telefónicas de diversa naturaleza.
• Preparar y digitar cuadros de naturaleza variada que le encargue la secretaria II
• Atender al personal en general y a los visitantes, que requieran entrevistarse con el Gerente Regional y orientarlos en sus necesidades
• Llevar el archivo de la Gerencia Regional y mantenerlo actualizado, según indicaciones de la secretaria II
• Realizar tramites diversos para la Gerencia Regional, ante las demás gerencias y áreas de la Región Callao
• Mantener permanentemente informado a la Secretaria II sobre el desarrollo de sus actividades
• Y otras funciones que le sean encomendadas por la secretaria II

 4. CANALES DE COORDINACIÓN

Interna:

• Gerente Regional de Planeamiento, Presupuesto y Acondicionamiento Territorial
• Jefe de la Oficina de Planificación Estratégica Prospectiva, Inversiones, Ordenamiento Territorial, Administración y Adjudicación de Terrenos de Propiedad del Estado
• Jefe de la Oficina de Presupuesto y Tributación
• Profesionales y técnicos de la Gerencia Regional

Externa

• Según los encargos de la secretaria II de la Gerencia Regional de Planeamiento, Presupuesto y Acondicionamiento Territorial

 5. REQUISITOS MÍNIMOS DEL CARGO

• Estudios de Secretariado con certificación de Instituto Superior.
• Conocimientos de computación, manejo de entorno Windows y Microsoft Office
• Capacitación en procesadores de texto y hoja de cálculo y labores propias del cargo no menor a dos (02) meses.
• Experiencia no menor de dos (02) años en labores similares

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