TITULO DEL PUESTO: SECRETARIA I

Nº Plaza CAP: 062 - Nivel: T1

AREA FUNCIONAL : Gerencia General Regional.

UNIDAD ORGANICA : Oficina de Sistemas, Informática y Estadística .

 1. LÍNEAS DE DEPENDENCIA Y AUTORIDAD

La Secretaria I depende directamente del Jefe Oficina de Sistemas Informática y Estadística.

No ejerce autoridad directa sobre personal de la Oficina.

 2. FUNCIÓN BÁSICA

Realizar labores secretariales administrativas, tales como: Recepcionar, tramitar, repartir, informar, controlar, digitar y archivar la documentación; además de las órdenes de trabajo que le sean asignadas; con el fin de garantizar un adecuado y eficiente apoyo administrativo en las labores de la Oficina de Sistemas, Informática y Estadística.

 3. FUNCIONES ESPECÍFICAS

• Redactar, digitar y efectuar el seguimiento encomendado de documentos varios (informes, reportes, cartas, memos, oficios) que ingresa y se emite en la Oficina de Sistemas, Informática y Estadística.
• Organizar y mantener el archivo de la documentación de la Oficina de Sistemas, Informática y Estadística, así como velar por la seguridad y conservación de la misma.
• Atender y efectuar llamadas telefónicas y el servicio de fax, internas y externas proporcionando información autorizada, requeridas por las labores propias del Jefe de Oficina.
• Mantener informado al jefe de la oficina sobre el avance de los trabajos en ejecución y los trabajos pendientes
• Recepcionar las llamadas internas solicitando soporte técnico trasmitiéndolas a la unidad de soporte para su atención correspondiente.
• Coordinar la agenda de entrevistas y reuniones del Jefe de Oficina.
• Distribuir entre el personal de la Oficina , las disposiciones legales y normatividad interna que ameriten su conocimiento, de acuerdo a instrucciones del Jefe de la Oficina.
• Realizar el seguimiento de los pedidos de suministros propios de la oficina, hasta la obtención de los mismos.
• Reportar al personal de la Oficina las llamadas de los usuarios para su atención en soporte técnico.
• Mantener la existencia de útiles de oficina y encargarse de su custodia y distribución.
• Asistir y participar en las reuniones de información técnicas: charlas, seminarios o cursos de capacitación, seguridad u otros que sean programados por el Gobierno Regional.
• Participar y/o apoyar en cualquier otra actividad complementaria que requiera de su capacidad y destreza afín a su puesto, dentro o fuera de su área de trabajo que le sean encomendadas por el jefe inmediato superior.

 4. CANALES DE COORDINACIÓN

Interna:

• Jefe de la Oficina.
• Personal de la Oficina.
• Personal de las diferentes unidades orgánicas.

Externa:

• Ninguna.

 5. REQUISITOS MÍNIMOS DEL CARGO

• Estudios Técnicos de Secretaria
• Conocimientos de computación, Manejo de entorno Windows y Microsoft Office
• Experiencia en el desempeño del cargo de Secretaria por un período -mínimo de dos (02) años.
• Capacitación en el Área, no menor de dos (02) meses.

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