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TITULO DEL PUESTO: SECRETARIA II
Nº Plaza CAP: 054 - Nivel: T2
AREA FUNCIONAL : Gerencia General Regional
UNIDAD ORGANICA : Oficina de Trámite Documentario y Archivo
1. LÍNEAS DE DEPENDENCIA Y AUTORIDAD
Depende directamente del Jefe de la Oficina de Tramite documentario y archivo
No ejerce autoridad directa sobre personal de la Oficina.
2. FUNCIÓN BÁSICA
Brindar apoyo secretarial a la Oficina de Tramite Documentario y Archivo. Centralizar, ordenar el control de Resoluciones, Convenios y Contratos que genera la Institución, así como la distribución correspondiente en cumplimiento de la normativa existente.
3. FUNCIONES ESPECÍFICAS
- Recepcionar, clasificar, registrar, controlar y distribuir la documentación que ingresa y se emite en la Oficina de Tramite Documentario y Archivo, referente a Resoluciones, Contratos y convenios.
- Ingresar información .a la base de datos de resoluciones, convenios, contratos, directivas y adendas.
- Organizar y mantener el archivo de la documentación de la Oficina de Tramite Documentario y Archivo, así como velar por la seguridad y conservación de la misma.
- Enumerar y tramitar Resoluciones, Convenio, contratos, directivas y adendas.
- Notificaciones de resoluciones, contratos, convenios, directivas y adendas.
- Distribuir entre el personal de la Oficina, las disposiciones legales y normatividad interna que ameriten su conocimiento, de acuerdo a instrucciones del Jefe de la Oficina.
- Mantener la existencia de útiles de oficina y encargarse de su custodia y distribución.
- Desempeñar las demás funciones inherentes a su cargo que le sean asignadas por el Jefe de la Oficina.
4. CANALES DE COORDINACIÓN
Interna:
- Jefe de la Oficina.
- Personal de la Oficina.
- Personal de las diferentes unidades orgánicas.
Externa:
- Empresas del Sector Publico (Notificaciones de Documentos)
- Empresas del Sector Privado (Notificaciones de documentos)
5. REQUISITOS MÍNIMOS DEL CARGO
- Título de Secretaria otorgado por Instituto Superior
- Conocimiento de computación, manejo de entorno Windows y Microsoft Office
- Experiencia en el cargo de Secretaria por un período mínimo de tres (03) años.
- Capacitación en el Área, no menor de cuatro (04) meses.
