TÍTULO III:
DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES (MOF)

CAPÍTULO VII
G. ORGANO DE APOYO

DE LA OFICINA DE TRÁMITE DOCUMENTARIO Y ARCHIVO

 1. FINALIDAD

La Oficina de Trámite Documentario y Archivo tiene como finalidad apoyar a la institución en todos los aspectos relativos a la administración del Tramite Documentario y Archivo del Gobierno Regional.

Así, como a desarrollar acciones y proponer procedimientos a fin de dinamizar la gestión documentaria de la Institución

 2. UBICACIÓN

La Oficina de Trámite Documentario y Archivo se encuentra ubicada como un Órgano de Apoyo de la Gerencia General dentro de la estructura organizativa del Gobierno Regional del Callao.

 3. FUNCIONES GENERALES

• Coordinar la planificación, organización y supervisión de las actividades en materia de su competencia.
• Formular, ejecutar y evaluar su plan operativo.
• Mantener actualizado el registro de los documentos del Gobierno Regional del Callao y sus respectivos antecedentes, así como transcribir y certificar sus copias.
• Organizar, coordinar y desarrollar las actividades referidas a la recepción, registro, clasificación, distribución y control de la correspondencia que emite y recepciona el Gobierno Regional del Callao.
• Derivar en un plazo de 24 horas la documentación oficial a las instancias y órganos competentes del Gobierno Regional, bajo responsabilidad funcional.
• Efectuar y controlar las actividades referidas al archivo del Gobierno Regional y coordinar las acciones de depuración, transferencia y eliminación de documentos de acuerdo a ley.
• Certificar la documentación oficial del Gobierno Regional, así como actuar de Fedatario del Gobierno Regional del Callao.
• Efectuar la notificación, distribución y archivo de las Resoluciones emitidas por el Gobierno Regional.
• Remitir en forma permanente al Consejo Regional copias certificadas de los Decretos Regionales, Resoluciones Ejecutivas Regionales, Resoluciones de Gerencia General Regional y Resoluciones de Gerencia Regional.
• Remitir al responsable del Portal Electrónico del Gobierno Regional del Callao copia certificada de aquellos dispositivos expedidos por el Presidente Regional que hayan sido publicados en el Diario Oficial "El Peruano" en cumplimiento al Principio de Publicidad de las normas regionales.
• Presentar anualmente la memoria de su gestión ante el Gerente General Regional.
• Desarrollar las demás funciones de su competencia que le asigne el Gerente General Regional .

 4. ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL

 5. LÍNEAS DE DEPENDENCIA Y AUTORIDAD

La Oficina de Trámite Documentario y Archivo depende directamente de la Gerencia General. El Jefe de la Oficina de Tramite Documentario y Archivo ejerce autoridad sobre los cargos que conforman dicho órgano, siendo responsable del eficiente cumplimiento de los objetivos y funciones asignados al mismo.

 6. LÍNEAS DE COORDINACIÓN INTERNA Y EXTERNA

La Oficina de Trámite Documentario y Archivo mantiene coordinación interna permanente con la Gerencia General, así como con las demás unidades orgánicas del Gobierno Regional del Callao.

Asimismo, la Oficina de Trámite Documentario y Archivo mantiene coordinación externa con las personas naturales y jurídicas, así como con entidades e instituciones que, por la naturaleza de sus funciones, así lo requiera.

 7. CUADRO ORGANICO DE CARGOS

La Oficina de Trámite Documentario y Archivo se encuentra conformada por ocho (08) plazas que son las siguientes:

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